Blogparade: Getting Things Done

Vor ein paar Wochen hat Peer von SelbständigImNetz interessierte Autoren dazu aufgerufen, sich bei ihm als Gastautor zu melden. Und mit meinem in den ersten Zügen liegenden Blog und meinem Kopf voller Ideen und Pläne dachte ich, das wäre ein gute Idee und ein paar Themen hatte ich auch schon im Kopf. Ich habe also eine Mail an Peer geschrieben und der hat darauf auch geantwortet, wollte das Thema ein wenig konkretisieren, war aber durchaus interessiert -und ich hab es nicht geregelt gekriegt. Aber so einfach gar nicht, kompletter Totalausfall. Arbeit bis über beide Ohren, kein Boden unter den Füßen mehr und diese Mail, die beantwortet werden musste und dann natürlich der Artikel, der geschrieben werden musste, das hatte ich natürlich im Hinterkopf – aber auch nur da. Der langen Rede kurzer Sinn: ich hab mich in meinen ganzen Plänen und Vorhaben und dem tatsächlich vorhandenen Arbeitsvolumen offenbar so verzettelt, dass einige Sachen einfach im Rauschen unter gegangen sind. Zu spät, passiert…. aber ein Grund mal darüber nachzudenken, wie ich Sachen in den Griff kriege. Wie ich das normalerweise mache, was verbesserungswürdig wäre und auch, warum das diesmal so gar nicht geklappt hat. Da bietet es sich an, dass ich mich zumindest an Peers Blogparade zum Thema dranhänge: Getting Things Done.

Ich neige dazu, mich in Aufgaben zu verzetteln oder Aufgaben gleich zu vermeiden und mich ablenken zu lassen. Ein klassischer Fall von Prokrastination. Da das dauerhaft nicht zielführend ist, muss ich mich selbst überlisten oder motivieren, auch unangenehme Aufgaben anzugehen.

Schritt 1: Die Liste
wichtigste Grundlage, damit ich alles geregelt kriege ist eine Liste, auf der ich alles aufschreibe, was erledigt werden muß. Ungeordnet und unstrukturiert, nur, damit ich schonmal alles erfasst habe. Dabei geht alles wild durcheinander: Job, Hausarbeit, Buchführung, Hundespaziergang…. alles, was erledigt werden muß, kommt auf die Liste.

Schritt 2: Prioritäten setzen
nächster Schritt ist, dass ich mir überlege, welche Aufgaben die wichtigsten sind und bis wann welche Aufgaben erledigt sein müssen. Was muss heute noch sein? Was muss diese Woche noch erledigt werden? Und um was muss ich mich bis Ende des Monats gekümmert haben? Also erstmal anfangen mit den Sachen, die heute noch dran sind.

Schritt 3: Liste verfeinern
jeder einzelne Punkt auf der Liste sollte in höchstens einer halben Stunde abgearbeitet sein. Kurze Einheiten halten die Motivation aufrecht. Und jeder Punkt auf der Liste sollte möglichst konkret sein, je schwammiger, desto größer die Gefahr von Vermeidungsstrategien. Auch ganz wichtig: realistisch bleiben. Wenn die Liste 30 Punkte zu jeweils einer halben Stunde beinhaltet, ist sie definitiv zu voll für einen Tag und muß zwangsläufig ausgedünnt werden. Und das mache ich besser im Vorfeld, als am Ende des Tages festzustellen, dass ich mit den eigentlich wichtigen Punkten gar nicht erst angefangen habe

Schritt 4: jetzt geht’s los
auf geht’s. Ich wählen einen beliebigen Punkt aus der Liste (idealerweise einen schnellen, einfachen) und fange an. Wenn die Liste gut ist, ist das einfach, denn irgendeine Aufgabe ist bestimmt dabei, die so einfach ist und schnell genug zu lösen ist, dass mich dazu aufraffen kann. Ganz wichtig und ein Punkt, der für eine Papierliste spricht: Punkt hinterher streichen und daran erfreuen, dass die Liste so schon kürzer geworden ist

Schritt 5: Liste abarbeiten
nach jedem Punkt kommen ein paar Minuten Pause (Ende vorher festlegen!), danach kommt der nächste Punkt dran. Ich lege mich nicht auf eine Reihenfolge fest sondern versuche schwere und weniger schwere Aufgaben zu mischen. Hier ist ein gewisses Maß an Selbstkontrolle wichtig, damit Aufgaben nicht untergehen. Wenn mir Bügeln (neben Fensterputzen die absolut ungeliebteste Hausarbeit, die ich mir vorstellen kann) plötzlich als eine wichtige und interessante Aufgabe erscheint, dann will ich definitiv etwas anderes vermeiden. Und das führt zu…

Schritt 6: Liste verfeinern
es fällt mir besonders schwer, Aufgaben anzugehen, bei denen mir die Vorgehensweise unklar ist oder bei denen ich befürchte, daran zu scheitern. Meistens lässt sich das relativ leicht lösen, nämlich indem ich die Aufgabe in so viele gut zu bewältigende Einzelschritte zerlege, bis sie mich nicht mehr beunruhigt. Das erfordert dann nochmal Arbeit im Vorfeld, weil ich mich damit auseinander setzen muss, in welchen Schritte ich die Aufgabe zerlegen kann. Beispielsweise „Webseite für xyz“ ist als Aufgabe einfach zu groß. Da sehe ich keinen Anfang und kein Ende. Aber eine Seitenstruktur anlegen, einen oder mehrere Entwürfe anfertigen, ein HTML-Grundgerüst anlegen…. das klingt doch schon besser. Und notfalls kann ich da auch noch jeden Schritt weiter zerlegen. Also zunächst die Zielsetzung und die Zielgruppe der Seite definieren, dann die Inhalte grob definieren, dann….

Schritt 7: und weiter
bei Schritt 5. Immer so weiter, bis die Liste abgearbeitet ist.

Schritt 8: Reflexion
hat es geklappt? Habe ich alle Aufgaben von der Liste abgearbeitet? Ist noch Zeit übrig (dann war die Liste zu kurz)? Oder habe ich es nicht geschafft? Warum nicht? Zu wenig Zeit für die einzelnen Aufgaben eingeplant? Oder zu viel anderes nebenher gemacht?

Tja, so bekomme ich meine Sachen normalerweise geregelt. Tools, die benötigt werden? Na, das ist mal einfach. Ein Zettel und ein Stift reichen. Das hat leider den Nachteil, dass man die Liste häufiger neu schreiben muss, wenn man Aufgaben konkretisiert hat  zum Beispiel. Der Vorteil ist, dass man jede erledigte Aufgabe schön streichen kann und direkt ein Erfolgserlebnis hat. Wer deshalb auf die Computer-Variante steht, schreibt die Liste in Word. Für mich ist dann wichtig, dass ich erledigte Aufgaben nicht lösche, sondern auch da durchstreiche.

Und warum hat das jetzt bei dem Gastartikel so gar nicht geklappt? Tja, gute Frage. Zum Einen kam es wirklich dick. Ich hänge ja in meinem alten Beruf, in dem ich selbständig bin, und der sehr viel Zeit frisst – ich berichte demnächst mal genauer. Daneben versuche ich, in einem neuen Bereich Fuß zu fassen. Da befinde ich mich noch ganz am Anfang, aber eben deshalb greife ich nach jedem Strohhalm, auch wenn er sehr zeitintensiv ist. Dann explodierte in beiden Bereichen der Arbeitsaufwand und das, was so an zusätzlichen Aufgaben und eigentlich als der spaßigste Teil geplant war, fiel durch das Raster. Auch deshalb, weil ich nach etlichen Stunden Arbeit und zu wenig Schlaf nicht mehr die Motivation aufbringe, um eine Mail zu schreiben oder gar einen Artikel, die letztendlich unter „Freizeitvergnügen“ fallen.

Was ist also verbesserungswürdig? Naja, „Papier ist geduldig“ und es fehlt mir eindeutig daran, die Prioritäten besser zu verteilen. Ich gehe die Aufgaben meiner Liste nach dem Lustprinzip an, was bedeutet, dass dann, wenn ich mit meiner Energie schon ziemlich am Ende sind, die unangenehmsten Aufgaben noch vor mir liegen.

Das war mein Beitrag zum Thema „Getting Things Done“, verbunden mit einem dicken „Sorry!!!“ an Peer für die nicht beantwortete Mail.